Rechnung ohne MWST schreiben: so fakturierst du als nicht MWST-pflichtiger Betrieb

Das Wichtigste in Kürze

• Unter CHF 100'000 Jahresumsatz bist du von der Steuerpflicht befreit (MWSTG Art. 10 Abs. 2) und fakturierst ohne MWST.
• Wer nicht im MWST-Register eingetragen ist, darf auf der Rechnung nicht auf die Steuer hinweisen (MWSTG Art. 27 Abs. 1).
• Weist du trotzdem MWST aus, schuldest du den ausgewiesenen Betrag der ESTV (MWSTG Art. 27 Abs. 2).
• Ein erklärender Hinweis ist nicht vorgeschrieben, verhindert aber Rückfragen und fälschliche Vorsteuerabzüge deiner Geschäftskunden.
• Die MWST-Nummer (UID mit Zusatz MWST) gehört nicht auf die Rechnung. Deine UID als Unternehmens-ID darfst du weiterhin angeben.

Wann du ohne MWST fakturierst

Massgebend ist der Eintrag im MWST-Register. Wer innerhalb eines Jahres weltweit weniger als CHF 100'000 Umsatz aus steuerbaren Leistungen erzielt, ist von der Steuerpflicht befreit (MWSTG Art. 10 Abs. 2) und in der Regel nicht eingetragen. Das betrifft viele Einzelfirmen im Aufbau, nebenberufliche Handwerker und kleine Betriebe. Unter der Schwelle kannst du dich freiwillig anmelden, etwa um Vorsteuer auf Material und Werkzeug geltend zu machen (MWSTG Art. 11), dann fakturierst du aber wie jeder eingetragene Betrieb mit MWST. Wo die Schwelle genau liegt und wie die Anmeldung läuft, erklärt unsere Seite zur MWST-Pflicht.

Was nicht auf die Rechnung darf (MWSTG Art. 27)

Das Gesetz ist hier deutlich: Wer nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist, darf in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen (MWSTG Art. 27 Abs. 1). Konkret heisst das: kein Steuersatz, auch nicht 8.1%, kein ausgerechneter MWST-Betrag, keine Formel wie inkl. MWST oder zzgl. MWST und keine MWST-Nummer. Der Artikel hat Folgen: Weist du unberechtigt eine Steuer aus, schuldest du den ausgewiesenen Betrag, ausser du korrigierst die Rechnung nachträglich (MWSTG Art. 27 Abs. 2). Ein vergessener MWST-Satz aus einer alten Rechnungsvorlage kann dich so bares Geld kosten.

Der Hinweis-Satz: zwei bewährte Formulierungen

Vorgeschrieben ist der Hinweis nicht. Er beantwortet aber die Frage, die sich sonst jeder Empfänger stellt, und verhindert, dass ein Geschäftskunde fälschlicherweise Vorsteuer aus deiner Rechnung abziehen will. Zwei Varianten aus der Praxis:

• Keine Mehrwertsteuer: [Firmenname] ist nicht im MWST-Register eingetragen.
• Nicht MWST-pflichtig gemäss Art. 10 Abs. 2 MWSTG.

Der Satz steht am besten unterhalb des Rechnungstotals. Er weist keine Steuer aus, sondern erklärt deren Fehlen.

Diese Pflichtangaben bleiben

Ohne MWST wird die Rechnung nicht formloser. Es bleiben: dein Name und deine Adresse, Name und Adresse des Kunden, Rechnungsdatum und Leistungsdatum, eine klare Beschreibung der Leistung mit Positionen, der Betrag in CHF und die Zahlungsangaben, in der Schweiz sinnvollerweise als QR-Rechnung mit Zahlteil. Die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren gilt unabhängig von der MWST (OR Art. 958f). Die vollständige Liste findest du auf unserer Seite zu den Pflichtangaben.

Was Geschäftskunden bei dir wissen müssen

Für Privatkunden ist deine Rechnung einfach zu lesen: Der Betrag ist der Endpreis. Geschäftskunden können aus deiner Rechnung dagegen keine Vorsteuer abziehen, weil keine enthalten ist. Dein Preis vergleicht sich darum direkt mit dem Nettopreis eines eingetragenen Betriebs. Genau deshalb lohnt sich der klare Hinweis-Satz: Er erspart deiner Kundschaft die Rückfrage und dir die Diskussion im Nachhinein.

Nicht pflichtig, ausgenommen oder befreit: der Unterschied

Drei Begriffe, die oft vermischt werden. Nicht steuerpflichtig bist du als Betrieb unter der Umsatzschwelle, darum geht es auf dieser Seite. Von der Steuer ausgenommen sind bestimmte Leistungsarten unabhängig vom Anbieter, etwa Heilbehandlungen oder die Vermietung von Wohnraum (MWSTG Art. 21). Von der Steuer befreit sind vor allem Exporte (MWSTG Art. 23). Für Handwerksleistungen in der Schweiz ist praktisch immer der erste Fall relevant: Entweder bist du eingetragen und weist 8.1% aus, oder du bist es nicht und weist gar nichts aus.

Rechnung ohne MWST in Balio

In Balio stellst du im Firmenprofil auf Nicht MWST-pflichtig. Offerten und Rechnungen rechnen dann ohne Steuersatz, auf dem Beleg erscheint keine MWST-Zeile, und die Swiss QR-Rechnung mit Zahlteil funktioniert genau gleich. Den Hinweis-Satz ergänzt du als Notiz unter dem Total. Überschreitest du später die Schwelle, stellst du auf MWST-pflichtig um, und neue Belege weisen 8.1% korrekt aus. Balio kostet ab CHF 49 pro Monat, testen kannst du 14 Tage für einmalig CHF 1.

Häufige Fragen

Muss ich begründen, warum keine MWST auf der Rechnung steht? Nein, vorgeschrieben ist das nicht. Ein kurzer Hinweis wie Keine Mehrwertsteuer, da nicht im MWST-Register eingetragen verhindert aber Rückfragen und falsche Vorsteuerabzüge.

Darf ich MWST ausweisen, obwohl ich nicht eingetragen bin? Nein. Wer nicht im Register ist, darf nicht auf die Steuer hinweisen (MWSTG Art. 27 Abs. 1). Weist du trotzdem MWST aus, schuldest du den ausgewiesenen Betrag der ESTV.

Gehört meine UID auf die Rechnung ohne MWST? Du darfst deine UID (CHE-Nummer) angeben, sie ist deine allgemeine Unternehmens-ID. Nur der Zusatz MWST hinter der UID ist eingetragenen Betrieben vorbehalten.

Kann mein Kunde bei mir Vorsteuer abziehen? Nein. Deine Rechnung enthält keine MWST, also gibt es nichts abzuziehen. Für Geschäftskunden zählt dein Betrag wie ein Nettopreis.

Geht eine QR-Rechnung auch ohne MWST? Ja. Der Zahlteil der Swiss QR-Rechnung ist von der MWST unabhängig. Betrag, IBAN und Referenz funktionieren gleich.

Ab wann muss ich mit MWST fakturieren? Sobald dein weltweiter Jahresumsatz aus steuerbaren Leistungen CHF 100'000 erreicht, wirst du steuerpflichtig und meldest dich innert 30 Tagen bei der ESTV an.

Quellen

• PRIMÄR: fedlex.admin.ch, Mehrwertsteuergesetz (SR 641.20), Art. 10, 11, 21, 23, 26, 27.
• PRIMÄR: ESTV, MWST-Steuerpflicht, estv.admin.ch.
• PRIMÄR: fedlex.admin.ch, Obligationenrecht, Art. 958f (Aufbewahrung).
• Hinweis: Balio-Funktionen gemäss Produktstand Juli 2026.