Rechnung schreiben in der Schweiz: alle Pflichtangaben (2026)

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Eine Rechnung in der Schweiz muss Rechnungssteller mit Adresse, Empfaenger, Datum, Art und Umfang der Leistung sowie den Betrag enthalten (OR Art. 957 ff.). MWST-pflichtige Betriebe ergaenzen die UID mit dem Zusatz MWST, den anwendbaren Steuersatz und den Steuerbetrag (MWSTG Art. 26). Aktuelle Saetze: 8.1%, 2.6% und 3.8%. Geschaeftsbuecher und Belege sind zehn Jahre aufzubewahren (OR Art. 958f).

Das Wichtigste in Kuerze

  • Jede Rechnung folgt dem Obligationenrecht (OR Art. 957 ff.). Nur MWST-pflichtige Betriebe muessen zusaetzlich die Anforderungen von MWSTG Art. 26 erfuellen.
  • MWST-pflichtig wirst du ab einem weltweiten Jahresumsatz von CHF 100'000 (MWSTG Art. 10). Wer nicht im Register ist, darf keine MWST ausweisen (Art. 27).
  • MWST-Saetze seit 1. Januar 2024: Normalsatz 8.1%, reduzierter Satz 2.6%, Sondersatz Beherbergung 3.8%.
  • Die UID kommt vom Bundesamt fuer Statistik im Format CHE-XXX.XXX.XXX. Der Zusatz MWST bedeutet mehrwertsteuerpflichtig, der Zusatz HR steht fuer einen Handelsregistereintrag.
  • Geschaeftsbuecher und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren (OR Art. 958f). Elektronische Archivierung ist zulaessig.

Die zwei Ebenen einer Schweizer Rechnung

Viele Anleitungen werfen zwei Regelwerke durcheinander. Das fuehrt zu Unsicherheit. In Wahrheit gibt es zwei klar getrennte Ebenen.

Die erste Ebene ist das Obligationenrecht (OR). Es regelt die kaufmaennische Buchfuehrung und damit, welche Belege ein Betrieb erstellt und aufbewahrt. Diese Ebene gilt fuer jeden Betrieb, unabhaengig von der Mehrwertsteuer.

Die zweite Ebene ist das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG). Es schreibt zusaetzliche Angaben vor, aber nur fuer Betriebe, die mehrwertsteuerpflichtig sind. Wer nicht MWST-pflichtig ist, schreibt eine vollstaendige Rechnung nach OR-Logik, laesst aber alle MWST-Angaben weg.

Pflichtangaben nach Obligationenrecht

Das OR verlangt eine nachvollziehbare Buchfuehrung nach dem Grundsatz keine Buchung ohne Beleg (OR Art. 957a). In der Praxis bedeutet das, dass eine ordentliche Rechnung folgende Angaben enthaelt:

  • Name und Adresse des Rechnungsstellers, so wie er im Geschaeftsverkehr auftritt
  • Name und Adresse des Empfaengers
  • Rechnungsdatum
  • Datum oder Zeitraum der Leistung, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht
  • Beschreibung der Leistung in nachvollziehbaren Positionen
  • Betrag in CHF und Zahlungskonditionen

Zur Buchfuehrungspflicht: Einzelfirmen und Personengesellschaften muessen ab einem Umsatzerloes von CHF 500'000 im letzten Geschaeftsjahr eine doppelte Buchhaltung fuehren (OR Art. 957). Darunter genuegt die einfache Aufstellung ueber Einnahmen, Ausgaben und Vermoegenslage. Juristische Personen wie GmbH und AG fuehren immer eine doppelte Buchhaltung.

Zusaetzliche Pflichtangaben fuer MWST-pflichtige Betriebe

Bist du mehrwertsteuerpflichtig, schreibt MWSTG Art. 26 Abs. 2 die folgenden Angaben vor. Die Rechnung muss enthalten:

  • a. den Namen und den Ort des Leistungserbringers, den Hinweis, dass er im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist, sowie die Nummer, unter der er eingetragen ist (die UID mit dem Zusatz MWST)
  • b. den Namen und den Ort des Leistungsempfaengers
  • c. Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit nicht mit dem Rechnungsdatum identisch
  • d. Art, Gegenstand und Umfang der Leistung
  • e. das Entgelt fuer die Leistung
  • f. den anwendbaren Steuersatz und den vom Entgelt geschuldeten Steuerbetrag. Schliesst das Entgelt die Steuer ein, genuegt die Angabe des Steuersatzes.

Fuer Kassenzettel aus automatisierten Kassen gilt eine Erleichterung: Bis zu einem Betrag von CHF 400 muessen die Angaben zum Empfaenger nicht aufgefuehrt sein (MWSTG Art. 26 Abs. 3 in Verbindung mit MWSTV Art. 57).

Die MWST-Saetze 2026

Seit dem 1. Januar 2024 gelten in der Schweiz folgende Saetze:

SatzHoeheAnwendung
Normalsatz8.1%die meisten Leistungen, inkl. Handwerksarbeiten
Reduzierter Satz2.6%u. a. Lebensmittel, Buecher, Medikamente
Sondersatz Beherbergung3.8%Uebernachtung inkl. allfaelligem Fruehstueck
Steuerbefreitkein Ausweisu. a. Exportleistungen

Achtung bei alten Vorlagen: Die fruehere Kombination 7.7% und 2.5% gilt seit dem 1. Januar 2024 nicht mehr. Wer noch alte Saetze auf Rechnungen verwendet, stellt falsch aus.

Die UID und der Zusatz MWST

Die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) wird vom Bundesamt fuer Statistik vergeben und hat das Format CHE-XXX.XXX.XXX. Die neun Ziffern sind zufaellig, die letzte ist eine Pruefziffer.

Der Zusatz hinter der UID zeigt an, wo der Betrieb eingetragen ist: HR steht fuer einen Handelsregistereintrag, MWST fuer die Mehrwertsteuerpflicht, HR/MWST fuer beides. Auf einer MWST-konformen Rechnung steht die UID deshalb im Format CHE-XXX.XXX.XXX MWST. Die franzoesische Form lautet TVA, die italienische IVA. Die englische Abkuerzung VAT ist nicht zulaessig.

Wann muss ich MWST verrechnen?

Die Mehrwertsteuerpflicht beginnt, sobald dein weltweiter Umsatz aus steuerbaren Leistungen innerhalb eines Jahres CHF 100'000 erreicht (MWSTG Art. 10). Fuer ehrenamtlich gefuehrte Sport- und Kulturvereine sowie gemeinnuetzige Institutionen liegt die Schwelle bei CHF 250'000. Unter der Schwelle kannst du dich freiwillig anmelden.

Wer nicht im MWST-Register eingetragen ist, darf weder Mehrwertsteuer ausweisen noch darauf hinweisen (MWSTG Art. 27). Eine solche Rechnung enthaelt also keinen Steuersatz, keinen Steuerbetrag und keinen MWST-Zusatz bei der UID. Alle uebrigen Angaben bleiben gleich.

Rechnung als Handwerker: Material und Arbeit

Fuer Handwerksbetriebe lohnt es sich, Material und Arbeit getrennt auszuweisen. Eine klare Position fuer die Arbeitsstunden mit Stundenansatz und je eine Position pro Material schaffen Transparenz und erleichtern die Nachvollziehbarkeit vom Beleg bis zur Buchung. Bei Arbeiten auf Aufwand ist ein unterschriebener Rapport die Grundlage der Rechnung.

Zahlungsfrist und Verzug

Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Zahlungsfrist. Ist nichts vereinbart, ist die Forderung sofort faellig (OR Art. 75). In der Praxis ueblich sind 30 Tage netto, teils auch 10 oder 20 Tage. Geraet der Kunde in Verzug, gilt ein gesetzlicher Verzugszins von 5% pro Jahr ab dem ersten Tag nach Faelligkeit (OR Art. 104). Pauschale Mahngebuehren brauchen eine vertragliche Grundlage.

Aufbewahrungspflicht

Geschaeftsbuecher, Buchungsbelege, Geschaeftsbericht und Revisionsbericht sind waehrend zehn Jahren aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschaeftsjahres (OR Art. 958f). Die Aufbewahrung darf elektronisch erfolgen, solange die Uebereinstimmung mit den Geschaeftsvorfaellen gewaehrleistet und die Lesbarkeit jederzeit gegeben ist.

Rechnungen schreiben mit Balio

Balio erstellt MWST-konforme Schweizer Rechnungen automatisch: Empfaenger, Leistungsdatum, Positionen mit Material und Arbeit getrennt, der Steuersatz von 8.1% pro Position, der Steuerbetrag und die UID auf dem Rechnungskopf. Jede Rechnung enthaelt den vollstaendigen Swiss QR-Zahlteil mit Empfangsschein und laesst sich als PDF per E-Mail versenden. Aus einer Offerte wird per Klick eine Rechnung. Die Daten liegen in der Schweiz und Balio ist revDSG-konform. Du diktierst die Positionen per Sprache auf Schweizerdeutsch oder tippst sie. Balio ist fuer Handwerksbetriebe mit 1 bis 10 Mitarbeitenden gebaut, ab CHF 49 pro Monat, die ersten 14 Tage gratis.

Haeufige Fragen

Was muss eine Schweizer Rechnung zwingend enthalten? Name und Ort von Rechnungssteller und Empfaenger, Datum bzw. Leistungszeitraum, Art und Umfang der Leistung sowie das Entgelt. MWST-pflichtige ergaenzen die UID mit Zusatz MWST, den Steuersatz und den Steuerbetrag (MWSTG Art. 26 Abs. 2).

Brauche ich eine MWST-Nummer auf der Rechnung? Nur wenn du mehrwertsteuerpflichtig bist (weltweiter Umsatz ab CHF 100'000, MWSTG Art. 10). Wer nicht im Register ist, darf keine MWST ausweisen (Art. 27).

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren? Zehn Jahre ab Ablauf des Geschaeftsjahres (OR Art. 958f). Elektronische Archivierung ist zulaessig, sofern die Belege unveraendert und lesbar bleiben.

Welche MWST-Saetze gelten aktuell? Seit dem 1. Januar 2024: Normalsatz 8.1%, reduzierter Satz 2.6%, Sondersatz Beherbergung 3.8%.

Welche Zahlungsfrist gilt? Es gibt keine gesetzliche Frist. Ohne Vereinbarung ist die Forderung sofort faellig (OR Art. 75). Ueblich sind 30 Tage netto. Bei Verzug betraegt der gesetzliche Zins 5% (OR Art. 104).

Ab welchem Umsatz muss ich eine doppelte Buchhaltung fuehren? Ab CHF 500'000 Jahresumsatz bei Einzelfirmen und Personengesellschaften (OR Art. 957). GmbH und AG fuehren immer eine doppelte Buchhaltung.

Quellen

Von Kevin Sachs, Geschäftsführer · Veröffentlicht am 22. Juni 2026

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