Ratgeber
QR-Rechnung mit strukturierter Adresse (Typ S): So machst du es richtig
Die strukturierte Adresse Typ S in der Swiss QR-Bill ist seit 21. November 2025 Pflicht. Wir zeigen den Unterschied zu Typ K, wo Excel-Vorlagen scheitern und wie ein sauberer Workflow aussieht.
Warum die strukturierte Adresse eingeführt wurde
Bei der ursprünglichen QR-Bill (v2.0/v2.1/v2.2) konnten Adressen als freier Text in zwei Zeilen geschrieben werden, der sogenannte Typ K (Kombiniert). Praktisch flexibel, technisch aber problematisch: keine Validierung, keine automatische Adress-Erkennung, keine Konsistenz zwischen verschiedenen Anbietern.
Mit v2.3 ab 21. November 2025 ist Typ S (Strukturiert) Pflicht. Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort sind separate Datenfelder. Vorteile: Banken können maschinell validieren (PLZ existiert? Strasse passt zur PLZ?), Buchhaltungen können nach Adressen sortieren und filtern, Adress-Korrektur-Dienste können automatisch Tippfehler vorschlagen.
Wo Excel-Vorlagen scheitern
Excel-Vorlagen für QR-Rechnungen, die vor 2025 erstellt wurden, basieren meist auf Typ K. Eine typische Excel-Zelle enthält «Müller AG, Hauptstrasse 12, 8000 Zürich» als String. Selbst wenn der QR-Generator des Drittanbieters Typ S unterstützt, ist die Excel-Datenstruktur nicht dafür gemacht. Die Folge: ein nicht-konformer QR-Code wird generiert, die Bank lehnt ab.
Auch alte Word-Vorlagen mit eingebettetem Text-Field für die Adresse haben dasselbe Problem. Wer mit solchen Tools arbeitet, sollte spätestens jetzt prüfen, ob seine Rechnungen tatsächlich Typ-S-konform sind.
Wie ein sauberer Workflow aussieht
Schritt eins: Kunden-Stammdaten strukturiert erfassen. Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort als getrennte Felder. Wenn deine Software das nicht anbietet, ist sie nicht v2.3-konform.
Schritt zwei: bei der Rechnungserstellung wird die strukturierte Adresse direkt in den QR-Code eingebaut. Der Kunde scannt mit der Banking-App, sieht eine saubere Vorschau, bestätigt mit einem Klick.
Schritt drei: Zahlungseingang kontrollieren. Dank QR-Referenz und sauberen Stammdaten siehst du im E-Banking sofort, welche Zahlung zu welcher Rechnung gehört, und markierst sie in der Software mit einem Klick als bezahlt. Kein manueller Excel-Abgleich mehr.
Migration aus alten Systemen
Wer bisher mit Typ K gearbeitet hat, sollte nicht panisch alle Bestands-Rechnungen neu ausstellen, bereits gezahlte Rechnungen sind erledigt. Die Migration betrifft nur künftige Rechnungen. Bei Balio läuft die Migration so:
- Excel-Import liest die alte Adress-Spalte
- Automatischer Parser zerlegt sie in Strasse + Hausnummer + PLZ + Ort
- Edge-Cases (Hausnummer-Zusatz «a», Stockwerk-Angaben, Postfach-Adressen) werden zur manuellen Bestätigung angezeigt
- Nach der Bestätigung sind alle künftigen QR-Rechnungen automatisch Typ-S-konform
Weiterführend
Was kommt als Nächstes: Swiss QR-Bill v2.4 ab 13. November 2026. Glossar-Definition: Swiss QR-Bill.