Ratgeber

QR-Rechnung mit Saldosteuersatz: So weist du MWST korrekt aus

Schweizer Handwerker mit Saldosteuersatz-Methode müssen die MWST auf der QR-Rechnung trotzdem ausweisen, aber anders als bei der Effektiv-Methode. Wir zeigen die Anforderungen, wie du deinen Saldosatz findest, und die Stolperfallen.

Das verbreitete Missverständnis

Viele Schweizer Handwerker, die neu in die Saldosteuersatz-Methode wechseln, weisen versehentlich den Saldosatz auf der Rechnung aus, also «MWST 4.5%» statt «MWST 8.1%». Das ist falsch. Konsequenz: der Kunde wird zu wenig belastet, deine Buchhaltung passt nicht, und beim ESTV-Audit wird die Differenz nachgefordert plus Zins.

Ebenso falsch: MWST komplett weglassen, weil «ich rechne ja saldobesteuert ab». Wer nicht steuerbefreit ist (Umsatz über CHF 100'000), MUSS auf der Rechnung MWST ausweisen, sonst riskierst du den Vorwurf der Steuerhinterziehung.

Was die ESTV erwartet

Die ESTV-Regel ist klar: auf der Rechnung an den Kunden steht IMMER der reguläre MWST-Satz (Bruttosystem). Der Saldosatz ist nur die interne Berechnungsmethode für die ESTV-Abrechnung. Rechenbeispiel (angenommener Saldosatz 4.5%):

Sanitär-Auftrag mit Werklohn CHF 5'000 (exkl. MWST)
Auf der QR-Rechnung: Werklohn CHF 5'000, MWST 8.1% = CHF 405, Brutto CHF 5'405
Kunde überweist CHF 5'405 (sieht 8.1% wie immer)
Du selbst rechnest gegenüber der ESTV mit deinem Saldosatz auf den Bruttoumsatz: CHF 5'405 × 4.5% = CHF 243.23 MWST-Schuld

Welcher Saldosatz gilt für dich?

Die ESTV definiert je Branche eigene Saldosätze, die die durchschnittliche Vorsteuerlast einer typischen Tätigkeit ausgleichen. Welcher Satz für deinen Betrieb gilt, hängt von der Branche ab und davon, ob Material oder Arbeit überwiegt. Viele Handwerks-Tätigkeiten liegen im Bereich von 4.5% bis 5.3%. Verbindlich ist allein die jeweils aktuelle Saldosatz-Liste der ESTV (siehe Quellen unten), die regelmässig angepasst wird, zuletzt mit der MWST-Erhöhung per 1. Januar 2024.

Wichtig: die Branche muss zur tatsächlichen Tätigkeit passen. Wer als "Sanitärinstallateur" angemeldet ist, aber primär Heizungs-Wartungen macht, sollte mit der ESTV oder dem Treuhänder abklären, welcher Satz korrekt anwendbar ist.

Praxis-Tipp: gemischte Tätigkeiten

Wer mehrere Tätigkeiten ausübt (z.B. Sanitär plus Heizung plus Service-Wartung), kann unter Umständen mehrere Saldosätze gleichzeitig anwenden, wenn diese je mehr als 10% des Gesamtumsatzes ausmachen. Diese sogenannte "Doppelte Saldobesteuerung" muss mit der ESTV explizit vereinbart werden.

Weiterführend

Glossar-Eintrag: Saldosteuersatz. Übersicht zur QR-Bill: Swiss QR-Bill v2.4.

Häufige Fragen

Welcher MWST-Satz steht auf einer QR-Rechnung mit Saldosteuersatz?

Der reguläre MWST-Satz (8.1% Normalsatz, 2.6% reduziert, 3.8% Beherbergung), nicht der Saldosatz. Der Kunde wird nach dem Bruttoprinzip belastet, dein Saldosatz ist eine reine Abrechnungs-Methode mit der ESTV, er bleibt für den Kunden unsichtbar.

Was sind die Saldosätze 2026 für Handwerker?

Verbindlich ist die jeweils aktuelle Saldosatz-Liste der ESTV. Welcher Satz für deinen Betrieb gilt, hängt von der Branche und davon ab, ob Material oder Arbeit überwiegt. Viele Handwerks-Tätigkeiten liegen im Bereich von 4.5% bis 5.3%. Kläre den für dich gültigen Satz vor der Anmeldung mit der ESTV oder deinem Treuhänder ab.

Wann lohnt sich der Saldosteuersatz für mich?

Der Saldosteuersatz lohnt sich, wenn deine Vorsteuer-Quote unter dem Saldosatz-Effektiv liegt. Rechenbeispiel: angenommen, dein Saldosatz beträgt 4.5%, bei der Effektiv-Methode zahlst du dagegen 8.1% MWST minus Vorsteuer-Anteil. Bei tiefer Material-Quote (z.B. nur Service-Anteil) ist der Saldosatz oft günstiger. Bei investitionsstarken Jahren (Werkzeug, Lieferwagen) ist die Effektiv-Methode überlegen.

Kann ich zwischen Effektiv und Saldosteuersatz wechseln?

Ja, aber nicht beliebig. Wechsel von Effektiv zu Saldo: nach Ablauf einer 3-Jahres-Periode möglich. Wechsel von Saldo zu Effektiv: nach 1 Jahr möglich. Anmeldung bei der ESTV mit entsprechendem Formular vor Beginn der neuen Steuerperiode.

Welche Schwellen gelten für die Saldobesteuerung?

Die Saldosteuersatz-Methode kann nur gewählt werden, wenn der Jahresumsatz unter CHF 5'024'000 UND die jährliche MWST-Schuld unter CHF 108'000 liegt (Stand 2026). Über diesen Schwellen ist die Effektiv-Methode obligatorisch.