Zahlung erfassen
Auf der Rechnung erfasst du jede eingegangene Zahlung mit Betrag und Datum. Balio schlägt den offenen Restbetrag vor, du kannst ihn anpassen. Sobald der Rest auf null steht, gilt die Rechnung als bezahlt.
Wenn weniger überwiesen wird
Zahlt ein Kunde weniger als den offenen Betrag, fragt Balio nach, was die Differenz ist:
- Teilzahlung: Der Rest bleibt offen. Die Rechnung bleibt im Umlauf, und eine spätere Mahnung nennt nur noch den Restbetrag.
- Skonto: Der Abzug ist vereinbart, die Rechnung gilt als beglichen. Die Differenz wird als Skonto verbucht und bleibt nachvollziehbar.
- Rabatt: Du verzichtest nachträglich auf die Differenz, die Rechnung ist erledigt.
Auch eine Überzahlung schluckt Balio nicht still: Du entscheidest, ob sie als Gutschrift stehen bleibt oder einer anderen offenen Rechnung zugeordnet wird.
Bankabgleich mit dem Kontoauszug
Statt jede Zahlung von Hand zu erfassen, kannst du den elektronischen Kontoauszug deiner Bank hochladen (camt.053 oder camt.054, bekommst du im E-Banking). Balio ordnet die Zahlungseingänge über die Zahlungsreferenz der jeweiligen Rechnung zu. Kleine Differenzen von weniger als 5 Franken oder 2 Prozent verbucht der Abgleich automatisch als Skonto, damit eine Skonto-Zahlung den Abgleich nicht aufhält. Grössere Abweichungen legt er dir zur Entscheidung vor.
Zahlungsfristen
Die Standard-Zahlungsfrist legst du in den Einstellungen fest. Pro Kunde kannst du davon abweichen, auch mit Fristen wie 30 Tage ab Monatsende, wie sie im Schweizer Geschäftsverkehr üblich sind. Geänderte Konditionen wirken nur auf neue Rechnungen, bereits ausgestellte behalten ihre Frist.
Warum Zahlungen einzeln geführt werden
Jede Zahlung ist eine eigene Zeile mit Betrag, Datum und Art. So siehst du später noch, wie eine Rechnung beglichen wurde, und die Kennzahlen im Dashboard rechnen mit denselben Zahlen wie die Rechnungsliste. Was die Status im Einzelnen bedeuten, steht auf der Seite Rechnungsstatus verstehen.