Die Mahnstufen
Ab Werk arbeitet Balio mit drei Stufen: Zahlungserinnerung 7 Tage nach Fälligkeit, erste Mahnung nach 14 Tagen, zweite Mahnung nach 30 Tagen mit einer Mahngebühr von 20 Franken. Fristen, Texte und Gebühren passt du in den Einstellungen an deinen Stil an. Wird eine Rechnung fällig, erscheint sie im Mahnwesen mit der jeweils nächsten Stufe, den Versand löst du mit einem Klick aus.
Gemahnt wird der Restbetrag
Hat ein Kunde einen Teil bezahlt, mahnt Balio nur noch den offenen Rest und weist die bereits geleistete Zahlung aus. Wie Teilzahlungen erfasst werden, steht auf der Seite Zahlungen und Teilzahlungen.
Versandweg mit Nachweis
Mahnungen gehen per E-Mail raus, oder du druckst den Mahnbrief als PDF und übergibst ihn per Post oder persönlich. In beiden Fällen verbuchst du die Mahnung in Balio, und der Versandweg wird im Verlauf der Rechnung protokolliert. Das ist mehr als Ordnungsliebe: Der Verzug knüpft rechtlich an die Mahnung an (Art. 102 OR), und ohne Nachweis, dass gemahnt wurde, stehst du im Streitfall schwach da.
Pro Kunde verschieden
Nicht jeder Kunde soll gleich behandelt werden. Beim Kunden legst du fest, ob er gemäss deiner Grundeinstellung gemahnt wird oder gar nie, etwa bei der Verwaltung, mit der du eine andere Abmachung hast. Ein Kunde mit «nie mahnen» taucht im Mahnlauf schlicht nicht auf.
Wenn Mahnen nicht reicht: Betreibung
Leitest du eine Betreibung ein, markierst du das auf der Rechnung. Ab dann wird sie nicht weiter gemahnt, der Fall liegt beim Betreibungsamt. Das amtliche Betreibungsbegehren erstellst du direkt beim zuständigen Betreibungsamt deines Schuldners, es ist kantonal verschieden und gehört nicht in Balio.
Forderung abschreiben
Ist eine Forderung endgültig uneinbringlich, schreibst du den Restbetrag ab. Die Rechnung ist damit abgeschlossen und verschwindet aus dem Mahnwesen, die Ausbuchung bleibt als eigene Zeile nachvollziehbar. Mehr dazu auf der Seite Rechnung korrigieren.