Entwurf
Ein Entwurf ist deine Arbeitsfläche. Du kannst Positionen ändern, Preise anpassen und den Entwurf jederzeit löschen. Solange eine Rechnung Entwurf ist, hat sie draussen noch nichts bewirkt: kein Versand, keine Zahlungsreferenz beim Kunden, nichts in der Buchhaltung.
Versendet
Mit dem Versand ist die Rechnung ausgestellt: Sie trägt ihre definitive Nummer, die Zahlungsreferenz ist fest vergeben und der Kunde hat den Beleg. Ab diesem Moment lässt sich die Rechnung nicht mehr löschen. Das ist kein Balio-Eigensinn, sondern Buchhaltungs-Grundsatz: Ein ausgestellter Beleg muss nachvollziehbar bleiben. Jeder Schritt (Versand, Mahnung, Zahlung) wird im Verlauf der Rechnung protokolliert.
Wenn dir nach dem Versand ein Fehler auffällt, gibt es dafür saubere Wege. Sie stehen auf der Seite Rechnung korrigieren.
Bezahlt
Bezahlt wird eine Rechnung, sobald der offene Betrag auf null steht. Das passiert auf zwei Wegen: Du erfasst die Zahlung von Hand, oder der Bankabgleich ordnet den Zahlungseingang automatisch über die Zahlungsreferenz zu. Teilzahlungen sind dabei kein Sonderfall: Die Rechnung bleibt offen, bis der Rest beglichen ist. Mehr dazu auf der Seite Zahlungen und Teilzahlungen.
Überfällig
Überfällig ist eine versendete Rechnung, deren Zahlungsziel verstrichen ist. Das Zahlungsziel ergibt sich aus deiner Standard-Zahlungsfrist oder aus der Frist, die du beim Kunden hinterlegt hast. Überfällige Rechnungen erscheinen im Mahnwesen, ausgelöst wird eine Mahnung aber immer von dir. Wie das läuft, steht auf der Seite Mahnungen und Betreibung.
Und bei Offerten?
Offerten haben ihren eigenen kleinen Lebenslauf: Entwurf, Versendet, Angenommen oder Abgelehnt. Eine angenommene Offerte kannst du direkt in einen Auftrag und später in eine Rechnung überführen, ohne etwas doppelt zu erfassen.