Die SIX schafft die kombinierte Adresse (Typ K) ab. Nur noch strukturierte Adressen (Typ S) werden akzeptiert. Klingt nach Papierkram, hat aber reale Konsequenzen für jeden Betrieb, der QR-Rechnungen verschickt.
Seit Oktober 2022 ist die QR-Rechnung der einzige Einzahlungsschein in der Schweiz. Die meisten Betriebe haben sich daran gewöhnt. Jetzt kommt die nächste Anpassung: Ab dem 21. September 2026 dürfen Adressen auf QR-Rechnungen nur noch im strukturierten Format (Typ S) erfasst werden. Wer weiterhin das kombinierte Format (Typ K) verwendet, riskiert, dass Zahlungen abgelehnt werden.
Die QR-Rechnung kennt zwei Adressformate für Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtige. Das kombinierte Format (Typ K) fasst die Adresse in zwei freie Textfelder zusammen: Name plus Strasse in Zeile 1, PLZ plus Ort in Zeile 2. Das strukturierte Format (Typ S) trennt die Adressdaten sauber in einzelne Felder: Name, Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Land.
Beispiel Typ K (kombiniert):
Beispiel Typ S (strukturiert):
Für das menschliche Auge sieht beides gleich aus. Für die Maschine nicht. Strukturierte Daten lassen sich automatisch verarbeiten, validieren und international abgleichen. Die kombinierte Variante erlaubt Freitextfehler, die erst am Bankschalter auffallen.
Die Abschaffung hat drei Gründe, die alle in die gleiche Richtung zielen: Automatisierung und Fehlerreduktion.
Erstens: Banken können strukturierte Adressen maschinell validieren. Existiert die PLZ zum Ort? Gibt es die Strasse in dieser Gemeinde? Das funktioniert nur, wenn die Felder sauber getrennt sind. Bei Typ K steht manchmal die Hausnummer beim Ortsnamen oder die Strasse fehlt ganz.
Zweitens: Der internationale Zahlungsverkehr (ISO 20022) arbeitet ausschliesslich mit strukturierten Adressen. Die Schweiz zieht nach, um kompatibel zu bleiben.
Drittens: Rückweisungen am Postschalter und in E-Banking-Apps sollen sinken. Rund 4% aller QR-Rechnungen werden heute wegen Adressfehlern zurückgewiesen. Das sind bei einem mittelgrossen Handwerksbetrieb mit 80 Rechnungen pro Monat drei bis vier Rechnungen, die Nacharbeit verursachen.
Der Stichtag ist fix. Ab dem 21. September 2026 lehnen Schweizer Finanzinstitute QR-Rechnungen mit Typ-K-Adressen ab. Das betrifft sowohl die Adresse des Zahlungsempfängers als auch die des Zahlungspflichtigen (also deines Kunden).
Konkret bedeutet das: Wenn du am 22. September eine Rechnung verschickst, die noch Typ K enthält, wird die Zahlung deines Kunden nicht verarbeitet. Der Kunde sieht im E-Banking eine Fehlermeldung und ruft dich an. Oder schlimmer: Er denkt, er hat bezahlt, und du wartest vergeblich auf das Geld.
Die gute Nachricht: Wenn du eine aktuelle Software verwendest, ist die Umstellung vermutlich schon erledigt oder wird per Update geliefert. Die schlechte Nachricht: Wenn du mit Excel-Vorlagen, alten ERP-Systemen oder manuellen PDF-Generatoren arbeitest, musst du selbst handeln.
Öffne eine beliebige Rechnung und schau dir den QR-Code an. Decode ihn mit einer QR-Reader-App oder dem SIX Validation Portal. Im Klartext siehst du hinter dem Adressblock entweder ein «S» (strukturiert) oder ein «K» (kombiniert). Steht dort ein K, musst du handeln.
Strukturierte Adressen erfordern sauber getrennte Felder. Wenn du in deinem System die komplette Adresse in ein einziges Freitextfeld schreibst, kann die Software die Daten nicht automatisch in Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort aufteilen. Bereinige deine Kundenstammdaten jetzt, nicht erst im August.
Die meisten Banken bieten Testumgebungen an, in denen du QR-Rechnungen validieren kannst, ohne echte Zahlungen auszulösen. Nutze das. Eine Rechnung erstellen, validieren lassen, Fehler korrigieren. Das dauert zehn Minuten und erspart dir im September böse Überraschungen.
Einige Kunden haben Postfachadressen. Im strukturierten Format gibt es dafür kein eigenes Feld. Die SIX empfiehlt, in diesem Fall die Strassenadresse des Kunden zu verwenden und das Postfach im Feld für zusätzliche Informationen zu hinterlegen. In der Praxis heisst das: Du brauchst von solchen Kunden eine physische Strasse.
Für Kunden ausserhalb der Schweiz und Liechtenstein gilt das Länderfeld zwingend. Bei Schweizer Adressen ist «CH» Standard, aber wenn du für einen deutschen Auftraggeber arbeitest, muss dort «DE» stehen. Sonst wird die Adresse als ungültig markiert.
Das Namensfeld in Typ S erlaubt maximal 70 Zeichen. Das klingt nach viel, aber Firmennamen wie «Müller und Söhne Sanitär- und Heizungsinstallationen GmbH» kommen schnell an die Grenze. Prüfe, ob dein eigener Firmenname passt, und kürze wenn nötig die Rechtsform ab (z.B. «GmbH» statt «Gesellschaft mit beschränkter Haftung»).
Wenn du die Umstellung verpasst, werden deine Rechnungen ab dem 21. September 2026 nicht mehr korrekt verarbeitet. Das bedeutet:
Das Resultat: Zahlungsverzögerungen, Mehraufwand im Büro, verärgerte Kunden, die denken, sie hätten bezahlt. Bei einem Betrieb mit 50 offenen Rechnungen im Monat ist das innerhalb einer Woche ein echtes Problem.
In balio sind alle QR-Rechnungen bereits seit Launch im strukturierten Format (Typ S). Wenn du balio nutzt, musst du nichts tun. Deine Kundenadressen werden beim Import automatisch in die einzelnen Felder aufgeteilt, und bei der manuellen Erfassung sind die Felder ohnehin getrennt (Strasse, Nummer, PLZ, Ort).
Falls du von einem anderen System zu balio wechselst und Kundendaten im Freitextformat mitbringst, erkennt der Import-Assistent die Bestandteile und trennt sie automatisch auf. Du prüfst einmal kurz, bestätigst, fertig.
Die Umstellung auf strukturierte Adressen ist keine Revolution, sondern eine Detailarbeit. Wer sie jetzt erledigt, hat ab Herbst Ruhe. Wer wartet, hat im September Stress.
Weiterführende Artikel:
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